Dokumentenmanagement

Verwalten | Bearbeiten | Archivieren

Microsoft SharePoint ist eine webfähige Plattform, auf der die Mitarbeitenden beliebige Informationen in Form von Dokumenten und Listen für die interne Zusammenarbeit ablegen können. SharePoint unterstützt Sie effizient beim Erstellen, Verwalten, Bereitstellen, Archivieren und Finden von Dokumenten in Ihrer Unternehmung.

In SharePoint werden die Daten nicht auf einem Dateiserver, sondern in Datenbanken gespeichert und innerhalb von Bibliotheken organisiert. Eine Bibliothek ist vergleichbar mit einem Laufwerk eines Dateiservers. Die Dokumente können Sie direkt aus einer Office-Anwendung auf SharePoint speichern, im Webbrowser hochladen oder per E-Mail an die Dokumentenbibliothek schicken.

Um Dokumente schnell wiederzufinden, werden sogenannte Document-IDs verwendet. Das Dokument kann so beliebig verschoben und über den Suchdienst einfach wieder gefunden werden. SharePoint bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Prozesse zu definieren, die auf alle oder ausgewählte Dokumente angewendet werden können. In einer separaten Datenarchiv-Webseite werden Kopien aller Datensätze Ihrer Firma gespeichert und gemäss den von Ihnen selbst definierten Richtlinien langfristig archiviert.

Funktionen und Ihre Vorteile

  • Sie erhalten eine zentrale, webfähige Dokumentenablage, die jederzeit über das Internet für berechtigte Benutzer verfügbar ist.
  • Mit den Verwaltungsrichtlinien halten Sie die Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten ein.
  • Sie können die Dokumenten mit zusätzlichen Metadaten kategorisieren, die das Auffinden über die globale Suchfunktion vereinfacht.
  • Es werden keine Dokumente mehr auf dem lokalen Computer des Benutzers mehr gespeichert und dadurch nicht gesichert.
  • Alle Ihre Mitarbeiter sehen den gleichen Stand der Dokumente, da sie nicht mehr per E-Mail verschickt werden.
  • Es können mehrere Benutzer gleichzeitig ein Dokument bearbeiten.
  • Dank der Versionierung und dem Papierkorb können Sie frühere Versionen von Dokumenten rasch und einfach einsehen und wiederherstellen.
  • Die integrierten Office Web Apps ermöglichen die Ansicht und grundlegende Bearbeitung im Browser. Es wird kein lokal installiertes Office-Programm benötigt.
  • Sie können für Dokumente automatische Workflows wie einen Genehmigungsprozess erstellen.

Aktuelles

  • 02.10.2017: Studienaufenthalt Shanghai
    Unser Applikationslehrling 3. Jahr, Rafael Strehler befindet sich für drei Wochen in Shanghai. Folgen Sie ihm mit folgendem Link
  • 19.11.2015: Neuerungen Windows 10
    Zusammenfassung der neuen MS Technologien und Trends
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